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忙碌的你 別在辦公桌上迷路了!

你經常在找東西嗎?你的辦公空間是井井有條,還是一團混亂?
根據《華爾街日報》調查,47%美國白領自認辦公桌混亂,每年浪費在混亂辦公空間找頭緒的時間,高達200小時以上,若以每日8小時工作時間計,等於每年要花25個工作天在找東西。雖然辦公桌混亂,未必等於生產率不彰,但可能會給人缺乏紀律的印象。萬一你的老闆是那種會以「桌」取人的類型,你可能在不知不覺中,就已經被貼上標籤。

要懂得「丟」跟「分類」

想讓終結混亂,需把握兩大原則:

(一) 要懂得「丟」
 辦公空間雜亂的主因之一,就是堆放了太多根本用不著的東西。
即使是情報資訊,也必須定期淘汰。財訊文化執行長謝金河有閱讀、蒐集大量情報的習慣,但他有個原則:每隔一段時間就會把用不著的舊資料清掉,避免過多蔓蕪的資訊分散心力。

(二) 要懂得「分類」
 分類的用意是方便索引,可以快速找到自己要的東西。文件或檔案可以用不同的顏色、標籤或資料夾來區分;文具則按照不同功能歸類收納,就不會發生臨時需要某物件時卻苦尋不著的狀況。
 「統一」,是讓空間井井有條的重要原則。日本知名創意人板戶健司在《整理達人》一書中指出,在規劃或擺放物品時,可掌握以下要點,就能讓空間看起來賞心悅目:1 外觀整齊、2 顏色統一、3 形式一致、4 尺寸相同。


讓辦公空間成為工作站
 板戶健司認為,辦公桌面的空間設計是為了要使工作保持順暢,也就是建立所謂的「工作站」。如果你是右手慣用者,電話應放在左側,方便接聽電話時,右手可以記錄。每天都要用到的物品可以放在桌面伸手可及之處,比較不常用的則盡量收到抽屜裡,物品應該都要有固定的放置點,才不會看起來凌亂。
 適度裝飾或許可以提振工作精神,但放置過多的裝飾品或與工作無關的私人物品,則可能會干擾工作效率,甚至給部分老闆「此人工作空間雜亂」的壞印象。
 名片歸檔也是門學問。除了用名片簿或名片盒整理以外,利用電腦歸檔整理名片,更是有效率,需要聯絡時,可以快速找到對方資訊。許多頂尖業務員甚至會將客戶的生日、習慣等資訊跟聯絡資訊一起建檔,將名片管理變成客戶關係管理的一環。
 建立適於工作的空間,也是規劃力的一部分,別再拿「混亂=創意」當作藉口了,開始整理吧!

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